Die Bedeutung des Onboardings für neue Mitarbeiter
Neuer Arbeitsplatz, neue Mitstreiter, neue Aufgaben – die erste Zeit in einem neuen Job kann für Mitarbeiter schnell verunsichernd wirken und viele Fragen aufwerfen. Deshalb sollten Sie den Einstig so gut wie möglich vorbereiten und dem Neuling erleichtern, sich schnell „an Bord“ Ihres Unternehmens zurechtzufinden. So fühlt sich der neue Kollege gleich willkommen und startet motiviert und positiv ins neue Arbeitsverhältnis.
Einführung in das Onboarding neuer Mitarbeiter: Bedeutung, Ziele & Herausforderungen
Der erste Eindruck zählt, deshalb sollte das Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ein fester Bestandteil Ihrer Willkommenskultur sein.
Was bedeutet Onboarding eigentlich? Unter Onboarding versteht man allgemein die Einstellung und gezielte Integration neuer Mitarbeiter. Das Konzept aus dem Bereich des Personalmanagements soll dabei helfen, die Neulinge sicher und schnell an ihre Aufgaben heranzuführen und ihnen Unternehmenskultur sowie interne Abläufe näher zu bringen. Der Onboardingprozess soll außerdem auch dabei unterstützen, sich ins Team einzugliedern und Kontakte zu den Kollegen zu knüpfen.
Warum ist ein strukturierter und effektiver Onboarding-Prozess wichtig?
Vorteile für Arbeitgeber:
- höheres Mitarbeiterengagement
- höhere Mitarbeiterbindung
- höhere Produktivität
- Fehleranfälligkeit wird verringert
- schnelle Bindung ans Unternehmen beugt Fachkräfteengpässen vor
- weniger Kündigungen während der Probezeit
Vorteile für Mitarbeiter:
- höhere Zufriedenheit
- weniger Stress
- starke Motivation
- schnelle Integration ins Team
Welche Elemente des Onboardings werden bei Ihnen bereits umgesetzt, damit sich Ihr Newcomer von Anfang an wohlfühlt?
Versetzen Sie sich in den Neuling hinein?
Wie fühlt er sich? Was sind seine Wünsche? Was benötigt er?
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über den Neuzugang?
Welche Aufgaben soll er übernehmen? Welche Kompetenzen stellt er dazu bereit?
Haben Sie einen Einarbeitungsablauf?
Entspricht dieser bereits teilweise einem Onboarding-Prozess? Ist er schriftlich fixiert?
Machen Sie bereits eine Vorstellungsrunde?
Gibt es ein Kaffeetrinken oder einen anderen Termin zum Kennenlernen des Teams?
Begrüßen Sie neue Kollegen mit einem Willkommensgeschenk?
Schokolade? Blumen? Oder vielleicht doch eine fruchtige Überraschung?
Wie kann man den Mitarbeitern helfen, sich schneller zu integrieren?
1. Versenden Sie nach der Jobzusage zügig den Arbeitsvertrag
2. Halten Sie bis zum ersten Arbeitstag Kontakt zum Onboardee
3. Weisen Sie dem Neuling konkrete Ansprechpartner zu
4. Ermöglichen Sie einen herzlichen ersten Arbeitstag mit einem
Onboarding-Präsent – idealerweise mit einer Obstgeschenk-Box
für Mitarbeiter
5. Gestalten Sie einen „Welcome Day“ für Ihre Onboardees
6. Sorgen Sie für eine professionelle Einarbeitung
7. Führen Sie zeitnah Feedbackgespräche
8. Fördern Sie die Eingliederung ins Team durch Paten
Tipps für ein erfolgreiches Onboarding
Der Onboardingprozess lässt sich in drei Etappen unterteilen,
in denen folgende Punkte unverzichtbar sind:
Phase 1: Preboarding (im Vorfeld des ersten Arbeitstages)
- Unterzeichnung Arbeitsvertrag
- Kontakt bis zum ersten Tag im neuen Büro halten (Mailkontakt), Ansprechpartner für Fragen nennen
- Vorbereitung benötigter Infos und Arbeitsmittel
- beteiligte Kollegen informieren, Zuständigkeiten festlegen
- Arbeitsplatz einrichten
- Onboarding-Geschenk organisieren
Phase 2: Orientierung (ca. erste Arbeitswoche)
- herzlicher erster Arbeitstag: Kennenlernen des Teams, kleine Vorstellungsrunde
- Ablaufplan Onboarding Mitarbeiter vorstellen
- gegenseitige Erwartungen klären
- Unternehmensrundgang machen
- Einführung in neue Aufgaben
- Produkte vorstellen
- Unternehmensziele und Werte vermitteln
Phase 3: Eingliederung (restliche Probezeit)
- regelmäßige Feedbackgespräche
- Folgeinformationen liefern (Urlaubsregeln, Arbeitszeiten etc.)
- Teambuildingmaßnahmen
- Weiterbildungen anbieten
- gemeinsame Termine wahrnehmen (z.B. Besuch von Messen, Kundenbesuche)
Wie können Unternehmen ihren Onboarding-Prozess optimieren?
Schaffen Sie Routinen, die sicherstellen, dass die Willkommenskultur in Ihrem Unternehmen nicht nur bei bestimmten Neueinstellungen, sondern auf allen Ebenen ankommt und praktiziert werden kann. Das funktioniert am besten mit der Erstellung eines detaillierten Onboarding-Konzepts. Klären Sie im Vorhinein alle wichtigen Zuständigkeiten, ordnen Sie Tätigkeiten zu und planen Sie auch benötigte Vorlaufzeiten. Um alles im Überblick zu behalten sollten Sie eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten anfertigen.
So gestalten Sie eine effiziente Onboarding-Checkliste für ihr Unternehmen
Diese Fragen sollte die Checkliste beantworten:
- Welche Aufgaben stehen an?
- Welche Materialien werden benötigt?
- Welche Informationen werden benötigt?
- Wieviel Zeit wird für welche Tätigkeiten benötigt?
- Wer ist für was verantwortlich?
Hier können Sie eine Vorlage für Ihre Onboarding-Checkliste downloaden.
Fehler, die beim Onboarding neuer Mitarbeiter gemacht werden können
- unrealistische Stellenanzeigen – wecken falsche Erwartungen
- langes Warten auf den Arbeitsvertrag
- keine vorbereitete Begrüßung oder Empfang
- ein unvollständig eingerichteter Arbeitsplatz
- keine Willkommenskultur
- Überforderung mit zu vielen Informationen am ersten Arbeitstag
- kein fester Ansprechpartner
- unorganisierte Einarbeitungsphase
- unklar formulierte Ziele, Erwartungen, Verantwortlichkeiten
- keine Wertschätzung durch Feedback
Mit welchen Technologien kann man den Onboarding-Prozess unterstützen?
Um das Onboarding zu erleichtern und jeder Zeit im Blick zu haben, lohnt es sich, einige Prozesse zu automatisieren und passende Technologien zu verwenden. So bieten Personalsoftwares, wie beispielsweise „Personio“, viele Möglichkeiten zur digitalen Verwaltung – das spart jede Menge Zeit und Nerven.
Hier finden Sie die besten Onboarding-Tools 2023 im Vergleich.
Was können Unternehmen zusätzlich als Leistung anbieten, um Neuankömmlinge vor Ort zu unterstützen?
- Hilfe bei der Wohnungssuche (bei Zuzug aus einem anderen Ort oder dem Ausland)
- Organisation des Arbeitsweges (z.B. Fahrgemeinschaften, Tipps für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel)
- Möglichkeiten der Pausengestaltung zeigen (Welche Möglichkeiten bietet die Umgebung? Gibt es eine Kantine oder einen Imbiss?)
- Organisation der Kinderbetreuung
- Gestaltung individueller Lösungen (z.B. Möglichkeit des Homeoffice bieten, flexible Arbeitszeiten)
(Quellen:https://www.personio.de/hr-lexikon/onboarding/,https://www.myonboarding.de/magazin/onboarding-experience-voller-fokus-auf-den-neuen-mitarbeiter, https://blog.wiwo.de/management/2019/08/06/die-zehn-goessten-fehler-beim-onboarding-neuer-mitarbeiter-wie-bestellt-und-nicht-abgeholt/, https://www.easy-lms.com/de/wissenscenter/center-fuer-mitarbeiterschulungen/mitarbeiter-onboarding-vorteile/item12578, https://www.valamis.com/de/hub/mitarbeiter-onboarding, https://www.personalwissen.de/personalwesen/personalentwicklung/onboarding-erfolgreiche-einarbeitung/, https://karrierebibel.de/onboarding/)